Phép tắc kinh doanh Nhật Bản mà người nước ngoài nên biết
Văn hóa kinh doanh Nhật Bản khác biệt đáng kể so với các nước khác, đặc biệt là so với các quốc gia phương Tây. Nếu bạn định làm việc tại Nhật Bản, việc hiểu rõ các phép tắc kinh doanh của đất nước này là điều cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp bạn thành công trong công việc, mà còn giúp bạn tránh những malfunction ngớ ngẩn có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ với đồng nghiệp và sếp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những phép tắc kinh doanh cơ bản nhất mà bất kỳ người nước ngoài nào muốn thành công tại Nhật Bản nên biết.
Lời Chào Và Sự Tôn Trọng Cơ Bản
Ở Nhật Bản, cách người ta chào nhau và thể hiện sự tôn trọng là rất quan trọng. Khi gặp gỡ ai đó lần đầu tiên hoặc trong bối cảnh chính thức, bạn nên cúi đầu trang trọng thay vì chỉ vỗ vai hoặc bắt tay bình thường. Mức độ cúi đầu phụ thuộc vào mức độ tôn trọng bạn muốn thể hiện - cúi nhẹ khoảng 15 độ cho các gặp gỡ bình thường, hoặc cúi sâu hơn khoảng 30-45 độ cho các tình huống chính thức hoặc để xin lỗi.
Ngoài ra, luôn sử dụng tiêu chuẩn lịch sự khi gọi tên ai đó. Ở Nhật Bản, không tốt để gọi ai đó bằng tên đầu tiên trừ khi bạn rất thân thiết hoặc người đó mời bạn làm như vậy. Thay vào đó, hãy gọi họ bằng họ kèm theo "-san" (thể hiện sự tôn trọng). Trong bối cảnh công ty, bạn có thể được yêu cầu gọi ai đó bằng chức danh của họ, chẳng hạn như "Tanaka-bucho" (Giám đốc Tanaka). Việc thể hiện sự tôn trọng qua ngôn ngữ và cử chỉ sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.
Thẻ Danh Thiếp Và Cách Trao Đổi
Trao đổi thẻ danh thiếp (meishi koukan) là một phần rất quan trọng của văn hóa kinh doanh Nhật Bản. Khi bạn gặp ai đó để lần đầu tiên, bạn sẽ được mong đợi trao đổi thẻ danh thiếp. Tuy nhiên, cách bạn trao đổi cũng rất quan trọng. Hãy dùng cả hai tay để cầm và đưa thẻ danh thiếp của bạn, với chữ hướng lên trên để người nhận dễ dàng đọc. Cúi nhẹ khi đưa thẻ và nói "Dōzo" (vui lòng nhận) hoặc "Shitsurei shimasu" (xin lỗi vì phiền toái).
Khi nhận thẻ danh thiếp từ người khác, hãy tiếp nhận nó cùng hai tay, cúi nhẹ để thể hiện sự cảm ơn, và dành chút thời gian để xem kỹ thẻ của họ. Đọc tên, chức danh, và công ty. Tuyệt đối không nên viết ghi chú hay bút chì trên thẻ danh thiếp của người khác - điều này được coi là vô cùng mất lễ. Sau khi xem, hãy đặt thẻ cẩn thận trên bàn trước bạn hoặc cất vào bên trái túi ngực của bạn. Việc tôn trọng thẻ danh thiếp như vậy thể hiện sự tôn trọng đối với người đó.
Quy Tắc Viết Email Và Giao Tiếp Chính Thức
Viết email tại Nhật Bản cũng có những quy tắc riêng. Khi viết email cho đồng nghiệp hoặc người trên cấp, bạn nên bắt đầu bằng một lời chào lịch sự, chẳng hạn như "いつもお世話になっています" (Itsumo osewani narimashite - luôn chịu sự chăm sóc của bạn). Ngay cả khi email không phải là giao tiếp trực tiếp, việc thể hiện cảm ơn và tôn trọng vẫn là điều mong đợi.
Tiêu đề email phải rõ ràng và ngắn gọn. Tính chính xác là rất quan trọng - tránh lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc dấu câu. Email nên được cấu trúc một cách rõ ràng với phần mở đầu, phần thân, và phần kết luận. Khi kết thúc email, hãy sử dụng một lời tạm biệt lịch sự như "何卒よろしくお願い致します" (Nani koso yoroshiku onegai itashimasu - cơ cấu tối cao nhất xin vui lòng). Tránh sử dụng những từ ngữ quá bình thường hoặc không chính thức. Đặc biệt, không bao giờ được gửi email trong khi tức giận hoặc cảm xúc - hãy đợi cho đến khi bạn bình tĩnh để xem lại nó.
Hành Vi Trong Các Cuộc Họp Và Thảo Luận
Các cuộc họp tại Nhật Bản có những quy tắc hành vi riêng. Hãy đến đúng giờ - thực tế, bạn nên đến sớm ít nhất 5-10 phút. Khi vào phòng họp, cúi nhẹ để chào những người đã có mặt. Trong cuộc họp, hãy nghe chú ý và tránh cắt ngang khi ai đó đang nói. Người Nhật Bản thường thích để mọi người nói hết ý kiến của mình trước khi đề cập các ý kiến khác.
Khi bạn muốn bày tỏ ý kiến, hãy làm vậy một cách tôn trọng và không quá mạnh mẽ. Thay vì nói "Tôi không đồng ý", bạn có thể nói "Điều đó có vẻ thú vị, nhưng tôi có thể đề xuất một cách tiếp cận khác?" Sự hòa thuận là rất quan trọng trong các cuộc họp của Nhật Bản, vì vậy tránh những cuộc tranh luận gay gắt hoặc để thấy quá rõ rằng bạn phản đối ai đó. Sau cuộc họp, hãy cảm ơn mọi người vì đã dành thời gian.
Kính Trọng Sự Phân Cấp Công Ty
Các công ty Nhật Bản thường có cơ cấu phân cấp rất rõ ràng. Hiểu rõ vị trí của bạn trong cơ cấu này là rất quan trọng. Những quyết định không được đưa ra một cách độc lập - thay vào đó, chúng phải được thảo luận với những người trên cấp trước. Quá trình này gọi là "nemawashi" - xin ý kiến và xây dựng sự đồng thuận trước khi đưa ra quyết định chính thức.
Hãy tôn trọng người trên cấp của bạn bằng cách yêu cầu ý kiến của họ trước khi thực hiện những thay đổi quan trọng. Ghi nhớ rằng, những quyết định có thể mất nhiều thời gian vì tất cả mọi người cần đồng ý. Điều này không phải là điểm yếu mà là một cách để đảm bảo rằng tất cả mọi người được nghe thấy và mọi người tham gia vào quy trình.
Tôn Trọng Thời Gian Và Thời Hạn
Ở Nhật Bản, thời gian là vô cùng quý báu. Không chỉ là đến đúng giờ mà bạn cần phải hoàn thành công việc đúng thời hạn được đặt ra. Nếu bạn biết rằng bạn sẽ không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn, hãy thông báo sớm cho người trên cấp của bạn. Hãy cố gắng trao tờ đơn kính tránh những tình huống có thể ảnh hưởng đến lịch trình của team và công ty.
Ngoài ra, hãy tôn trọng thời gian của các đồng nghiệp và khách hàng của bạn. Nếu bạn có một cuộc gặp hoặc cuộc gọi được lên lịch, hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ và sẽ kết thúc đúng thời gian được lên lịch. Việc quá giờ không chỉ không tôn trọng mà còn có thể ảnh hưởng đến lịch trình của người khác.